1. Feststellung des Formats der Pfarrstelle und der Freigabe durch das Landeskirchenamt
1.1 Beratungsgespräch mit der Superintendentin/ dem Superintendenten
Am Anfang des gesamten Prozesses einer Gemeindepfarrstellenbesetzung oder der Neuerrichtung einer Pfarrstelle (gegebenenfalls auch zur Aufhebung einer Pfarrstelle) steht ein gemeinsames Beratungsgespräch des Presbyteriums mit der Superintendentin oder dem Superintendenten. Falls es sich um eine gemeinsame Pfarrstelle von Kirchengemeinden handelt, kann dieses Gespräch auch mit allen Presbyterien zusammen geführt werden. Sollte eine gemeinsame Pfarrstelle mit einem Kirchenkreis oder der Landeskirche angestrebt werden, sollten die entspechenden Gremien in den Beratungsprozess mit einbezogen werden.
Ist geplant, eine bestehende Pfarrstelle in ihrem Format zu verändern (etwa durch eine Veränderung des Umfangs oder durch eine pfarramtliche Verbindung mit einer anderen Pfarrstelle) sind alle Beteiligten vorher zu hören. PSBG
Von der Teilnahme an diesem Gespräch und von allen weiteren Schritten des Verfahrens ausgeschlossen ist die bisherige Inhaberin oder der bisherige Inhaber der zur Neubesetzung anstehenden Pfarrstelle und andere Pfarrerinnen und Pfarrer der beteiligten Körperschaften, die binnen eines Jahres aus dem Amt ausscheiden.
PSBG
In diesem Gespräch werden die wesentlichen Voraussetzungen für den Antrag auf Freigabe der Stelle, die rechtlichen Rahmenbedingungen und die weitere Planung des Prozesses erörtert und abgesprochen. Es wird empfohlen, ein Protokoll mit den Ergebnissen zu fertigen.
Wiederbesetzung sofort?
AVO.PSBG
Zunächst ist zu klären, ob für die frei werdende Pfarrstelle überhaupt unmittelbar ein Antrag auf Freigabe gestellt werden soll. In manchen Fällen bietet es sich auch an, zunächst von der Möglichkeit des „Pastoralen Dienstes im Übergang“ Gebrauch zu machen, um notwendige Veränderungsprozesse gestalten zu können.
Auch kann es sich anbieten, zunächst im Rahmen einer Vakanzvertretung um die Einweisung einer Pfarrerin oder eines Pfarrers im Probedienst zu bitten, um nach angemessener Zeit des gemeinsamen Arbeitens entscheiden zu können, ob diese Person für die Besetzung der Pfarrstelle geeignet erscheint und dafür zur Verfügung steht.
Außerdem besteht die Möglichkeit, die vakante Pfarrstelle nicht mit einer Pfarrerin oder einen Pfarrer zu besetzen, sondern die für die Pfarrbesoldung zur Verfügung stehenden Mittel für die Finanzierung der Beschäftigung einer Person einer anderen Berufsgruppe einzusetzen, die den Dienst der Pfarrerinnen und Pfarrer im Rahmen eines „interprofessionellen Teams“ ergänzt. Wichtigste Voraussetzung dafür ist, dass mindestens eine weitere Pfarrstelle in der Kirchengemeinde existiert und besetzt ist.
In allen Fällen sollte mindestens 6 Monate vor dem Eintritt des Ruhestandes mit dem Landeskirchenamt Kontakt aufgenommen werden.
Ist allerdings die Entscheidung getroffen, ummittelbar auf eine Besetzung der Pfarrstelle zuzugehen, können die nächsten Schritte gegangen werden.
1.2 Feststellung des Formats der Pfarstelle
Die zentrale Voraussetzung für die Freigabe der Pfarrstelle ist die Feststellung des Pfarrstellenformates. Das Pfarrstellenformat umfasst vier Bereiche, den Dienstumfang, die Frage nach möglichen pfarramtlichen Verbindungen, den Aufgabeninhalt und die Regelungen zur Dienstwohnungs- und Residenzpflicht.
PSBG
Dienstumfang:
AVO.PSBG
Der Dienstumfang einer Pfarrstelle kann 50 v. H., 75 v. H. und 100 v. H. betragen. Für Pfarrstellen zur Erteilung von Religionsunterricht kann auch ein anderer Dienstumfang vorgesehen werden.
Stellenteilung:
Auf eine Stelle mit 100 % können auch zwei Personen gemeinsam gewählt werden.
PSBG
Pfarramtliche Verbindung:
AVO.PSBG
Die kirchlichen Körperschaften im Bereich der Evangelischen Kirche von Westfalen haben die Möglichkeit, sich pfarramtlich miteinander verbinden zu lassen (vgl. hierzu Artikel 12 Absatz 1 KO). Die pfarramtliche Verbindung ist ein hilfreiches Mittel, um zum Beispiel kleinere Kirchengemeinden in ihrer Struktur zu erhalten oder um funktionale Aufgaben im Kirchenkreis oder in der Landeskirche, für die keine 100 %-Pfarrstelle eingerichtet werden kann, mindestens durch einen Teildienst gewährleisten zu können.
Folgende Verbindungen sind möglich:
- Verbindung zwischen Kirchengemeinden (auch über Kirchenkreise hinweg)
- Verbindung zwischen Kirchengemeinden und Kirchenkreisen
- Verbindung zwischen Kirchengemeinden und der Landeskirche
- Verbindung zwischen Kirchenkreisen
- Verbindung zwischen Kirchenkreisen und der Landeskirche
Wenn die Entscheidung getroffen wird, die Pfarrstelle im Rahmen einer pfarramtlichen Verbindung zu besetzten, ist es ausgesprochen wichtig, so früh wie möglich verbindliche Absprachen über die Zusammenarbeit der beteiligten Gremien im weiteren Besetzungsverfahren zu treffen. Bei der Wahl muss allerdings in jedem Fall getrennt voneinander abgestimmt werden (siehe 3.2.1).
Siehe auch: AVO.PSBG und AVO.PSBG
Aufgabeninhalt:
Der Aufgabeninhalt sollte auf der Grundlage der Gemeindekonzeption und im Falle der Verbindung mit funktionalen Pfarrstellen auf der Grundlage der Stellenkonzeption erarbeitet werden. Der Aufgabeninhalt muss zunächst nur in Grundzügen Schwerpunkte oder lokale Bezogenheit der Pfarrstelle beschreiben. Er ist damit die Voraussetzung für ein im weiteren Verfahren detaillierter zu erarbeitendes Stellenprofil.
Regelung zur Dienstwohnungspflicht
Δ Wohnen
Eine weitere Voraussetzung für die Freigabe einer Pfarrstelle ist eine Entscheidung zur Regelung der Dienstwohnungspflicht für diese Stelle.
Dies kann gegebenenfalls in Abstimmung mit einer Gesamtkonzeption des Kirchenkreises erfolgen.
Dabei sind drei Varianten möglich:
a. Pfarrstelle mit Dienstwohnungspflicht: Zur Verfügung gestellte Dienstwohnung(en) ist/ sind verbindlich zu beziehen.
b. Pfarrstelle mit Dienstwohnungsangebot: Nach erfolgter Pfarrwahl entscheidet die gewählte Pfarrerin oder der gewählte Pfarrer, ob eine angebotene Dienstwohnung bezogen wird oder nicht. Diese Entscheidung ist verbindlich für die Dauer der Besetzung.
c. Pfarrstelle ohne Dienstwohnung: Es steht keine Dienstwohnung für diese Pfarrstelle zur Verfügung.
Wichtig: Dem Antrag auf Freigabe muss zu entnehmen sein, welche dieser drei Varianten gelten soll. Im Fall von Variante a oder b muss die Adresse der Dienstwohnung benannt sein.
Falls keine Dienstwohnung in Anspruch genommen wird oder die zur Verfügung gestellte Dienstwohnung keinen Amtsbereich zur Verfügung stellt, ist die Gemeinde dazu verpflichtet, einen geeigneten und entsprechend ausgestatteten Amtsbereich in einer anderen Räumlichkeit zur Verfügung zu stellen.
Regelung zur Residenzpflicht
Δ Wohnen
- Bezieht eine Pfarrerin oder ein Pfarrer eine zur Verfügung gestellte Dienstwohnung, ist dadurch die Residenzpflicht erfüllt.
- Bezieht eine Pfarrerin oder ein Pfarrer keine Dienstwohnung, ist die Residenzpflicht erfüllt, wenn eine Aufnahme des Dienstes an der ersten Tätigkeitsstätte innerhalb von 20 bis maximal 30 Minuten (Fahrtzeit mit KFZ) möglich ist.
In besonderen, sachlich begründeten Fällen kann ein davon abweichender zeitlicher Rahmen beschlossen werden
Wichtig: Dem Antrag auf Freigabe muss zu entnehmen sein, welche Adresse als erste Tätigkeitsstätte festgelegt wurde.
Die Adresse der ersten Tätigkeitsstätte ist die Adresse, an der sich der zur Verfügung gestellte Amtsbereich befindet.
Diese Adresse wird für die Genehmigung des Wohnsitzortes nach erfolgter Wahl zugrundegelegt.
1.3 Erstellung Stellen- und Anforderungsprofil
Stellenprofil:
Auf der Grundlage des Aufgabeninhaltes der Stelle muss ein Stellenprofil erarbeitet werden, das die in dieser Stelle zu erfüllenden Aufgaben und Schwerpunkte möglichst konkret beschreibt. Vor allem bei Teildienststellen oder der Reduzierung des Gesamtumfang der Pfarrstellen in einem Team sollte dies auch in quantitativer Form mit Hilfe der Web-Software aufgabenplaner-ekvw.de geschehen.
Anforderungsprofil:
Auf der Grundlage des Stellenprofils ist dann das Anforderungsprofil zu erstellen, das die wesentlichen und besonderen Kompetenzen von für diese Stelle geeigneten Personen beschreibt. Dabei sollten sowohl persönliche als auch fachliche Aspekte bedacht werden, die zur erfolgreichen Bewältigung der im Stellenprofil genannten Aufgaben und Zuständigkeiten benötigt werden.
Weitere wichtige Hinweise gibt die
Arbeitshilfe Erstellung Stellen- und Anforderungsprofil
Bei der Erstellung von Stellen- und Anforderungsprofil steht außerdem die Gemeindeberatung zur Unterstützung zur Verfügung.
1.4 Antrag auf Freigabe
Auf der Grundlage des Beratungsgespräches kann der Antrag auf Freigabe der Pfarrstelle erstellt werden.
Der Antrag auf Freigabe der Pfarrstelle zur Wiederbesetzung ist vom Presbyterium zu beschließen und über die Superintendentin/den Superintendenten an das Landeskirchenamt zu richten. Der Antrag enthält Aussagen über den (gegebenenfalls veränderten) Dienstumfang, gegebenenfalls eine pfarramtliche Verbindung, den Aufgabeninhalt und eine Erklärung über die Regelungen zur Dienstwohnungs- und Residenzpflicht.
Weiterhin ist zu vermerken, dass das Einverständnis des Kirchenkreises – zum Beispiel im Rahmen der kreiskirchlichen Pfarrstellenplanung oder auf Grund eines Beschlusses der Synode oder des Kreissynodalvorstandes – zur Freigabe der Pfarrstelle vorliegt.
AVO.PSBG
Beschlussvorlage Antrag auf Freigabe
Formular zur Übermittlung des Antrages auf Freigabe
Wichtig: Voraussetzung für die Bearbeitung des Antrags auf Freigabe durch das Landeskirchenamt ist das Vorliegen dieses vollständig ausgefüllten Formulares und der entsprechenden Beschlüsse als Protokollbuchauszüge.
1.5 Freigabe durch das Landeskirchenamt
Das Landeskirchenamt entscheidet über den Antrag nach Maßgabe einer ausgewogenen und bedarfsorientierte Pfarrstellenbesetzung im Rahmen der gemeinsamen personalplanerischen Verantwortung der Kirchengemeinden, der Kirchenkreise und der Landeskirche.
Die Entscheidung über die Freigabe wird der Kirchengemeinde unmittelbar über die Superintendentin/den Superintendenten mitgeteilt.